Dernek üyelik, aidat ve etkinlik yönetim sistemi
Üye, aidat ve etkinliği tek yerde toplayan program.
- Sektör
- Sivil toplum
- Yıl
- 2026
- Ne istendi
- Aidat takibini defterden kurtarmak.
- Ne yaptık
- Üye listesi, aidat takibi, otomatik hatırlatma.
- Sonuç
- Kim ödedi, kim ödemedi tek bakışta.
Ayrıntılı anlatım
Üye listesi Excel'de, aidat ödemeleri banka ekstresinde, etkinlik katılımları ise WhatsApp gruplarında takip ediliyordu. Yönetim her dönem değiştiği için kayıtlar da el değiştiriyor, geçmiş bilgiye ulaşmak zorlaşıyordu. Kimin aidatının güncel olduğu net değildi.
Üye kartı, aidat takibi ve etkinlik yönetimini birleştiren bir sistem kuruldu. Aidat ödemeleri üye kartına işleniyor, borçlu üyelere hatırlatma gidiyor. Etkinliklere katılım dijital davetiye altyapısı üzerinden toplanıyor. Yönetim değişse de kayıtlar sistemde kalıyor.
- Tek yer üye ve aidat kaydı
- Otomatik aidat hatırlatma
- Kalıcı dönemler arası devir
Dernek yazılımının farklı tarafı
Ticari işletmelerden farklı olarak derneklerde yönetim düzenli aralıklarla değişir. Bu, kurumsal hafızanın en kırılgan noktasıdır: kayıtlar kişilerin bilgisayarlarında durduğu sürece her devirde bir kısmı kaybolur.
Bu projede asıl hedef özellik zenginliği değil, devredilebilirlikti. Sistem öyle kurulmalıydı ki yönetim değiştiğinde yeni ekip hiçbir şey sormadan devam edebilsin.
Aidat takibi
Aidat, derneklerin en çok vakit kaybettiği konu. Ödemeler banka ekstresinde görünür ama hangi üyeye ait olduğu elle eşleştirilir. Sistemde her üyenin kendi kartı üzerinde ödeme geçmişi tutuluyor; borçlu üyeler otomatik listeleniyor ve hatırlatma gönderiliyor.
Etkinlik katılımı
Etkinliklere katılım toplama için daha önce geliştirdiğimiz dijital davetiye altyapısı kullanıldı. Davet bağlantı olarak paylaşılıyor, katılım bildirimleri sisteme düşüyor ve katılımcı listesi üye kayıtlarıyla eşleşiyor. Böylece kimin hangi etkinliğe katıldığı da kurumsal hafızanın parçası oluyor.
- Web uygulaması
- Aidat takip modülü
- Dijital davetiye entegrasyonu
- Rol bazlı yetkilendirme
Benzer bir işiniz mi var?
Anlatın, nasıl yapacağımızı gösterelim.