Excel ile şirket yönetmenin görünmeyen maliyeti

Excel harika bir programdır. Bunu baştan söyleyelim, çünkü yazının geri kalanı onun aleyhine görünecek. Esnektir, herkes bilir, lisansı zaten vardır ve beş dakikada bir tablo kurarsınız.

Sorun Excel’in kendisinde değil. Sorun, beş dakikada kurulan o tablonun beş yıl sonra hâlâ şirketi yönetiyor olmasında.

Fatura nasıl birikiyor

Excel’in maliyeti tek kalemde çıkmaz. Küçük parçalar halinde, fark edilmeden birikir.

Aynı veriyi ikinci kez girmek

Satış kaydı bir dosyada, stok düşümü başka dosyada, tahsilat üçüncüsünde. Bir satış olduğunda üç dosyaya da dokunmak gerekir. Günde yirmi satış varsa günde altmış giriş yapılıyor demektir — kırkı gereksiz.

Bir çalışanın günde bir saatini bu tekrara harcaması yılda yaklaşık altı iş haftası eder. Tek kişi için.

Tutmayan rakamlar

İki dosyada aynı bilginin farklı hali durduğunda hangisinin doğru olduğu belirsizleşir. Ay sonunda bu farkı aramak saatler alır ve genelde kimse kaynağını bulamaz; “yuvarlarız” denir.

Asıl kayıp burada değil. Asıl kayıp, bir süre sonra kimsenin rakamlara güvenmemesi ve kararların yine sezgiyle verilmesidir. O noktada tutulan tüm kayıtların değeri sıfırlanmıştır.

Tek kişiye bağımlılık

Her işletmede “o dosyayı bilen” biri vardır. Formüller onun kafasındadır, sekmelerin mantığını o kurmuştur. O kişi izne çıktığında sistem durur, işten ayrıldığında ise kimse dosyaya dokunmaya cesaret edemez.

Bu, Excel’in en pahalı yan etkisidir ve parayla ölçülmesi en zor olanıdır.

Aynı anda çalışamama

İki kişi aynı dosyayı açtığında biri “salt okunur” uyarısı alır. Çözüm olarak “Kopya (2)” dosyaları türer. Bir hafta sonra hangi kopyanın güncel olduğu bilinmez.

Geçmişin kaybolması

Excel’de bir hücre değiştirildiğinde eskisi kaybolur. Kim değiştirdi, ne zaman değiştirdi, önceki değer neydi — hiçbiri kayıtlı değildir. Bir tutarsızlık fark edildiğinde geriye dönüp bakacak bir iz yoktur.

Excel ne zaman yeterlidir

Dürüst olalım: her işletmenin programa geçmesi gerekmez. Excel şu durumlarda gerçekten doğru araçtır:

• Veri az ve tek kişi giriyorsa
• Süreç henüz oturmamış, sık değişiyorsa
• Tek seferlik bir analiz yapılıyorsa
• Yeni bir fikir hızlıca denenecekse

Bu durumlarda program kurmak, esnekliği kaybettirdiği için zarar bile verebilir.

Geçiş zamanının işaretleri

Aşağıdakilerden üçü varsa Excel artık sizi yavaşlatıyordur:

1. Aynı bilgiyi birden fazla dosyaya giriyorsunuz
2. Dosyanın “güncel” kopyasının hangisi olduğu tartışma konusu oluyor
3. Ay sonu raporu hazırlamak yarım günden fazla sürüyor
4. Dosyayı yalnızca bir kişi tam olarak anlıyor
5. Aynı anda çalışma ihtiyacı doğuyor
6. Bir hatanın ne zaman ve kim tarafından yapıldığını bulamıyorsunuz
7. Formüller o kadar karmaşık ki dokunmaya çekiniyorsunuz

Geçerken yapılan en yaygın hata

İşletmeler genelde Excel’deki düzeni olduğu gibi programa taşımak ister. “Bizde şu an şöyle, aynısı olsun” denir.

Bu, çoğu zaman yanlış bir başlangıçtır. Çünkü Excel’deki yapı, Excel’in kısıtlarına göre şekillenmiştir. Sütun sayısı arttıkça bölünen tablolar, elle yapılan eşleştirmeler, renkle işaretlenen durumlar — bunların hiçbiri bir programda gerekli değildir.

Doğru soru şudur: “Bu bilgiyi neden tutuyoruz ve hangi kararı vermek için kullanıyoruz?” Cevap bulunamayan sütunlar taşınmamalıdır. Çoğu geçişte sütunların üçte biri elenir.

Aradaki yol: sadece bir tarafı taşımak

Tüm işi bir anda taşımak zorunda değilsiniz. En çok acıtan tek süreci programa alıp gerisini bir süre Excel’de bırakmak çoğu işletme için daha sağlıklı bir başlangıçtır.

En sık şu sırayla ilerleniyor: önce tahsilat ya da personel takibi, sonra stok, en son raporlama. Böylece hem ekip yeni düzene alışır hem de yatırım tek seferde yapılmaz.

Toparlarken

Excel’in maliyeti lisans ücretinde değil, onunla yapılan işin ne kadar sürdüğünde ve sonucuna ne kadar güvenildiğinde gizlidir.

Basit bir hesap yapın: Excel’e dokunan kişilerin haftada kaç saatini veri girişi, kontrol ve düzeltmeye harcadığını toplayın. Yıllık karşılığını çıkarın. Karşınıza çıkan rakam, geçiş kararını konuşmak için yeterli bir zemindir.