Tedarikçi ürün listelerini muhasebe programına hazırlayan dönüştürücü

Başlangıç noktası

Muhasebe programlarının hemen hepsi Excel ile toplu ürün yüklemeyi destekler. Bu yüzden dışarıdan bakınca iş kolay görünür: dosyayı seç, yükle, bitti.

Gerçek iş, o dosyayı hazırlamaktır. Programın kabul ettiği şablon bellidir ve katıdır — sütunlar belirli sırada, KDV belirli biçimde, ürün adı belirli uzunlukta olmalıdır. Tedarikçilerden gelen dosyaların hiçbiri o şablonda değildir ve hiçbiri diğerine benzemez.

Tipik bir listede şunlar farklılaşır:

• Sütun düzeni — kimi dosyada fiyat ikinci sütunda, kimi dosyada yedinci
• Ürün adı — aynı ürün iki tedarikçide iki farklı yazılışla
• KDV oranı — kiminde ayrı sütunda, kiminde fiyata dahil, kiminde hiç yok
• Sayı biçimi — 1.250,00 ve 1250.00 aynı dosyada bile karışabiliyor
• Açıklama alanı — kimi dosyada dolu, kimi dosyada boş

Bir dosyayı elle bu şablona çevirmek en az yarım saat sürüyordu. Tedarikçi sayısı arttıkça bu iş, ürün girmenin kendisinden daha uzun sürer hale geldi.

Kurulan yapı

Dönüştürücü, gelen dosyayı alıp muhasebe programının içe aktarma şablonunu üretiyor. Dört şeyi birden yapıyor.

Kaynağı tanıyor. Dosyanın hangi tedarikçiden geldiği belirleniyor ve o tedarikçiye ait sütun eşleştirme kuralları uygulanıyor. Yeni bir tedarikçi eklendiğinde kuralı bir kez tanımlanıyor, sonrası otomatik.

KDV ve fiyatı denetliyor. Oranın geçerli olup olmadığı, fiyata dahil mi hariç mi olduğu kontrol ediliyor. Tutarsız kalan satırlar sessizce geçilmiyor; ayrı bir listeye düşüp göze görünüyor.

Dosyalar arası ilişkiyi koruyor. Aynı ürünün farklı tedarikçilerdeki karşılığı, birim farkları ve liste bağlantıları eşleştiriliyor.

Fiyatlandırmayı yapıyor. Alış fiyatı üzerine istenen kâr oranı uygulanıyor, belirli listelere iskonto tanımlanabiliyor ve satış fiyatları çıktıda hazır geliyor. Daha önce ayrı bir adım olan bu iş, dönüştürmenin içine girdi.

Sonuç

En görünür kazanım süre oldu: dosya başına yarım saat süren hazırlık, saniyelerle ölçülen tek bir adıma indi. Ama asıl fark sayıda değil, tekrarda — tedarikçi sayısı arttıkça elle yapılan işin maliyeti doğrusal büyürken, dönüştürücüde büyümüyor.

İkinci kazanım hata tarafında oldu. Elle çeviride en sık yapılan hata yanlış KDV oranı ya da kaymış sütundu ve bu hata çoğu zaman ürün programa girdikten sonra, yanlış fiyatla satış yapılınca fark ediliyordu. Denetim adıma girdiğinden bu tür kayıtlar programa hiç ulaşmıyor.

Yapı belirli bir muhasebe programına bağlı değil. Çıktı şablonu değiştirilebilir olduğu için farklı programlara uyarlanabiliyor.