Sayımda sürekli fark çıkıyorsa bakılacak 8 yer

Sayım sonrası çıkan farkın ilk akla getirdiği şey genelde hırsızlıktır. Deneyimimize göre farkın büyük kısmı bambaşka yerlerden gelir — ve iyi haber şu ki bunların çoğu kayıt düzeniyle kapatılabilir.

Aşağıdaki sekiz başlık, sahada en sık karşılaştığımız sıraya göre dizildi.

1. İade ve değişimin kaydedilmemesi

En yaygın sebep bu. Müşteri ürünü getirir, kasiyer değişimi yapar, iş yoğunsa kayıt sonraya bırakılır ve unutulur. Sistemde ürün satılmış görünür ama fiilen raftadır — ya da tersi.

Çözüm: İade ve değişim, satış kadar önemli bir işlem olarak ele alınmalı ve kaydı yapılmadan işlem kapanmamalı. Kayıt yapılmadan fişin basılamaması bu sorunu tek başına büyük ölçüde çözer.

2. Fire ve zayiatın yazılmaması

Kırılan, bozulan, son kullanma tarihi geçen ya da numune olarak verilen ürünler. Bunlar çoğu işletmede “zaten belli” diye kayda geçmez.

Çözüm: Fire kaydı için ayrı ve kolay bir ekran gerekir. Zor olursa kimse kullanmaz. Fire sebebi de seçilebilmeli — kırılma mı, tarih mi, numune mi — çünkü asıl bilgi orada.

3. Şubeler arası transferin yarım kalması

Transfer iki adımlıdır: gönderen düşer, alan ekler. Gönderen tarafın kaydı yapılıp alan tarafınki yapılmadığında ürün havada kalır. Toplam stok doğru görünse de şube bazında iki tarafta da hata vardır.

Çözüm: Transfer tek bir kayıt olarak açılmalı ve karşı taraf teslim onayını verene kadar “yolda” durumunda kalmalı. Onaylanmayan transferler listelenmeli.

4. Birim karışıklığı

Koli mi, adet mi, kilogram mı? Bir üründen “3” girildiğinde bunun 3 koli mi 3 adet mi olduğu belirsizse fark kaçınılmazdır. Özellikle toptan çalışan işletmelerde en büyük fark kaynağı budur.

Çözüm: Her ürün için ana birim tek olmalı; koli-adet dönüşümü sistemde tanımlı olmalı ki giriş hangi birimden yapılırsa yapılsın stok aynı birime çevrilsin.

5. Aynı ürünün iki kez tanımlanması

Barkodu okunmayan ürün için yeni kart açılır. Bir süre sonra aynı ürün sistemde iki farklı kodla durur; biri eksi bakiye verir, diğeri fazla.

Çözüm: Yeni ürün kartı açma yetkisi sınırlandırılmalı. Benzer isimli kartlar için sistem uyarı vermeli. Dönemsel olarak mükerrer kart taraması yapılmalı.

6. Sayım zamanlaması

Sayım devam ederken satış yapılıyorsa fark kaçınılmazdır. Sayılan reyondan sonra oraya mal koyulması ya da sayılmamış bölümden satış yapılması sık görülür.

Çözüm: Sayım tercihen kapalıyken yapılmalı. Mümkün değilse sayım anı sistemde işaretlenmeli ve sayım sırasındaki hareketler ayrı değerlendirilmeli.

7. Mal kabulün eksik kontrol edilmesi

İrsaliyede yazan ile gelen kutudaki miktar her zaman aynı olmaz. İrsaliyeye bakılarak giriş yapıldığında eksik gelen ürün sisteme girmiş olur ve fark ilk sayımda ortaya çıkar — o zaman da tedarikçiye dönmek için geç kalınmıştır.

Çözüm: Mal kabulde fiili sayım yapılmalı, irsaliye değil sayılan miktar girilmeli. Fark varsa aynı gün tedarikçiye bildirilmeli.

8. Promosyon ve hediye ürünler

“İkincisi bedava”, numune, kampanya hediyesi. Bunlar satış kaydına girmediği için stoktan düşmez ama fiilen çıkmıştır.

Çözüm: Promosyon ürünü de bir çıkış hareketidir; sıfır tutarla da olsa kaydı yapılmalı.

Sayım farkını ölçmeye başlayın

Bir farkın kaynağını bulmanın ön koşulu, farkı düzenli olarak ölçmektir. Yılda bir yapılan sayımda çıkan farkın sebebini bulmak imkânsıza yakındır — aradan on iki ay geçmiştir.

Bunun yerine:

• Yüksek devirli ürünlerde haftalık kısmi sayım yapın
• Fark oranını ürün grubuna göre izleyin
• Belirli bir gruptaki fark sürekli yüksekse orada yapısal bir sorun vardır

Kısmi sayım, tam sayımdan hem daha kolay hem daha öğreticidir. Fark küçükken kaynağı hâlâ hatırlanabilir durumdadır.

Son söz

Sayım farkı bir suçlama konusu olarak ele alındığında ekip kayıt tutmaktan kaçınmaya başlar — fire yazmaz, iadeyi geciktirir. Bu da farkı büyütür.

Farkı bir ölçüm olarak ele alın: nerede, ne kadar, hangi grupta. Sebep bulunduğunda çoğu zaman karşınıza çıkan şey kötü niyet değil, eksik bir adımdır.