Klinik için randevu, danışan ve seans yönetim paneli
Randevu ile çalışan özel klinik uygulaması
- Sektör
- Sağlık / Klinik
- Yıl
- 2026
Randevular telefon ve mesajla alınıp bir ajandaya yazılıyordu. Danışan dosyaları kâğıt üzerindeydi; geçmiş seans notuna ulaşmak için klasör karıştırmak gerekiyordu. Ödemelerin hangi seansa ait olduğu ayrı bir deftere işleniyor, ay sonunda ikisi tutmuyordu. En kritik sorun ise gizlilikti: sağlık verisi içeren kayıtlar korumasız dosyalarda duruyordu.
Randevu takvimi, danışan dosyası, seans kaydı ve tahsilatı tek panelde birleştiren bir sistem kuruldu. Randevu oluşturulduğunda danışana otomatik hatırlatma gidiyor; seans tamamlandığında not ve ödeme aynı kayda işleniyor. Kayıtlar yetkilendirilmiş erişimle korunuyor, kimin hangi kaydı ne zaman açtığı loglanıyor.
- Tek kayıt
- randevu, seans ve ödeme
- Otomatik
- randevu hatırlatma
- Loglu
- kayıt erişimi
Randevuyla çalışan işlerin ortak sorunu
Randevu esaslı çalışan bir işletmede takvim yalnızca bir plan aracı değildir; gelirin kendisidir. Ajandaya yazılan bir randevu iptal edildiğinde o saat boş kalır ve geri kazanılmaz. Buna rağmen çoğu klinik takvimini kâğıt üzerinde ya da telefon mesajlarında tutar.
İlk görüşmede sorduğumuz soru şuydu: “Geçen ay kaç randevu son anda iptal oldu ve o saatler doldu mu?” Cevap bilinmiyordu — çünkü iptal kaydı hiçbir yerde tutulmuyordu.
Kurulan yapı
Sistem üç kaydı birbirine bağlar:
Randevu — Takvim üzerinden oluşturulur. Danışana otomatik hatırlatma gider; bu tek başına gelmeme oranını düşüren en etkili adım oldu. İptal edilen randevular kayıtta kalır, böylece dönem sonunda iptal oranı görülebilir.
Danışan dosyası — Her danışanın kendi sayfası var. Geçmiş seanslar, notlar ve ödemeler tarih sırasıyla tek ekranda. Klasör karıştırma ihtiyacı ortadan kalktı.
Tahsilat — Ödeme, ait olduğu seansın kaydına işlenir. Böylece “bu ödeme hangi seansındı” sorusu ortadan kalkıyor ve ay sonu mutabakatı kendiliğinden tutuyor.
Gizlilik tarafı
Bu projede en fazla emek harcanan konu teknik özellikler değil, veri güvenliğiydi. Sağlık verisi, KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılır ve normal müşteri verisinden çok daha yüksek bir koruma yükümlülüğü doğurur.
Bu nedenle sistem şu ilkelere göre kuruldu:
- Kayıtlara yalnızca yetkilendirilmiş kullanıcılar erişir
- Kimin hangi kaydı ne zaman açtığı loglanır
- Veriler şifreli olarak saklanır
- Yedekler düzenli alınır ve geri dönüş testi yapılır
- Sistemden ayrılan kullanıcının erişimi anında kapatılır
Bir kliniğin dijitalleşmesinde asıl mesele randevuyu ekrana taşımak değil, o ekrandaki bilginin korunduğundan emin olmaktır.
Aynı yapının uyduğu diğer işler
Randevu, kayıt ve tahsilatın birlikte yürüdüğü her iş bu yapıya yakın çalışır: diş klinikleri, fizyoterapi merkezleri, güzellik salonları, veteriner klinikleri ve danışmanlık ofisleri. Sektöre göre alan adları ve akış değişiyor, iskelet aynı kalıyor.
- Web uygulaması
- Takvim ve hatırlatma sistemi
- Rol bazlı yetkilendirme
- Erişim kayıt (log) altyapısı
- Şifreli veri saklama
Benzer bir sorununuz varsa konuşalım.
Kısa bir görüşmede mevcut sisteminizi dinliyor, size uygun olup olmadığını açıkça söylüyoruz. Uymuyorsa da söylüyoruz.