Ürün Listesi Dönüştürücü
Muhasebe programına Excel ile toplu ürün yüklemek kolaydır; zor olan o Excel'i hazırlamaktır. Her tedarikçi listesini kendi düzeninde gönderir, program ise katı bir şablon ister. Dönüştürücü aradaki çeviriyi yapar: dosyayı tanır, sütunları eşleştirir, KDV ve fiyatı denetler, kâr oranı ile iskontoyu uygular ve programa yüklenmeye hazır dosyayı üretir.
- Çalışma şekli
- Web tabanlı
- Girdi
- Excel (xls, xlsx) ve CSV
- Çıktı
- Muhasebe programının içe aktarma şablonu
- Uyarlama
- Her muhasebe programına göre yapılandırılabilir
Bu program şu durumlarda devreye giriyor
- 01Dosya başına yarım saati bulan elle şablona çevirme işi
- 02Tedarikçi sayısı arttıkça doğrusal büyüyen ürün giriş yükü
- 03Yanlış KDV oranının ancak yanlış fiyatla satış yapılınca fark edilmesi
- 04Aynı ürünün farklı adlarla iki kez kaydedilmesi ve stokun bölünmesi
- 05Fiyatlandırmanın dönüştürmeden sonra ayrı bir adım olması
Bu programı kimler kullanıyor
- Birden çok tedarikçiden düzenli ürün listesi alan toptancı ve perakendeciler
- Ürünlerini muhasebe programına Excel ile toplu yükleyen işletmeler
- Fiyat listesi sık güncellenen, her güncellemede aynı işi tekrarlayanlar
- Tedarikçi sayısı arttıkça ürün girişi darboğaza dönüşen firmalar
Programın kapsamı
Aşağıdaki modüller standart kurulumda yer alır. İşletmenize özel modüller sonradan da eklenebilir.
- Tedarikçi tanıma
- Dosyanın hangi tedarikçiden geldiği belirlenir ve o tedarikçiye ait sütun eşleştirme kuralları uygulanır. Yeni tedarikçi bir kez tanımlanır.
- Sütun eşleştirme
- Farklı adlarla ve farklı sırada gelen sütunlar hedef şablona oturtulur. Sayı ve tarih biçimleri tek yapıya çevrilir.
- KDV ve fiyat denetimi
- Oranın geçerliliği, fiyata dahil olup olmadığı ve tutar tutarlılığı denetlenir. Şüpheli satırlar ayrı listeye düşer, sessizce geçilmez.
- Ürün eşleştirme
- Aynı ürünün farklı tedarikçilerdeki karşılığı, birim farkları ve listeler arası bağlantılar eşleştirilir. Emin olunamayan eşleşmeler onaya sunulur.
- Otomatik fiyatlandırma
- Alış fiyatına uygulanacak kâr oranı girilir, belirli listelere iskonto tanımlanabilir. Satış fiyatları çıktıda hazır gelir.
- Şablon çıktısı
- Hedef muhasebe programının beklediği içe aktarma dosyası üretilir. Şablon değiştirilebilir olduğu için farklı programlara uyarlanır.
- Hata listesi
- İşlenemeyen veya şüpheli kalan satırlar nedeniyle birlikte listelenir. Düzeltildikten sonra tekrar işlenir.
Ne işe yarar
Toplu ürün yüklemenin zor tarafı yükleme değil, hazırlıktır. Muhasebe programı katı bir şablon ister: sütunlar belirli sırada, KDV belirli biçimde, ürün adı belirli uzunlukta. Tedarikçilerden gelen dosyaların hiçbiri o şablonda değildir ve hiçbiri diğerine benzemez.
Bu dosyaları elle çevirmek, dosya başına yarım saati bulur. Tedarikçi sayısı arttıkça bu iş ürün girmenin kendisinden uzun sürer hale gelir. Dönüştürücü bu adımı ortadan kaldırır.
Nasıl çalışır
Dosyayı yüklersiniz. Dönüştürücü hangi tedarikçiden geldiğini tanır, o tedarikçiye ait kuralları uygular ve dört işi birden yapar: sütunları eşleştirir, KDV ile fiyatı denetler, aynı ürünün farklı yazılışlarını birleştirir ve satış fiyatlarını hesaplar.
Çıktı, muhasebe programınıza doğrudan yüklenebilecek dosyadır.
Fiyatlandırma da içinde
Dönüştürücünün ayırt edici tarafı, işi şablon çevirisinde bırakmaması. Alış fiyatı üzerine uygulanacak kâr oranını siz belirlersiniz; belirli listelere ayrı iskonto tanımlanabilir. Satış fiyatları çıktıda hazır gelir.
Daha önce dönüştürmeden sonra gelen ayrı bir adım olan fiyatlandırma, böylece aynı işlemin içine girer.
Şüpheli olanı tahmin etmez
Otomatik sistemlerde en tehlikeli şey, yanlış kararı sessizce vermektir. Bu yüzden emin olunamayan eşleşmeler birleştirilmez, eksik satırlar uydurulmaz. Hepsi nedeniyle birlikte bir hata listesine düşer ve size görünür.
Düzelttikten sonra dosya tekrar işlenir. Yanlış bir kaydın programa girip aylar sonra yanlış fiyatla satış yapılınca fark edilmesi, en pahalı hata türüdür.
Bu ürün ne yapmaz
- Dosyanızda olmayan veriyi üretmez. Ürün açıklaması hiçbir yerde tutulmuyorsa çıktıda da olmaz.
- Muhasebe programınızın yerine geçmez. Görevi, o programa doğru veriyi hazır halde vermek.
- Tedarikçi kurallarını kendiliğinden bilmez. Her tedarikçi ilk seferde tanımlanır; sonrası otomatiktir.
01Hangi muhasebe programlarıyla çalışıyor?
Çıktı şablonu yapılandırılabilir olduğu için programa bağlı değil. Kullandığınız programın içe aktarma dosyasında hangi sütunların hangi sırada beklendiğini alıp o şablonu tanımlıyoruz. İkinci bir program eklenirse ikinci şablon tanımlanıyor.
02Yeni bir tedarikçi eklemek için sizi aramamız gerekir mi?
İlk tanımlamada evet — o tedarikçinin dosya düzenine göre eşleştirme kuralı yazılıyor. Sonrasında o tedarikçiden gelen bütün dosyalar otomatik işleniyor.
03Yanlış eşleştirme yaparsa ne oluyor?
Emin olunamayan eşleşmeler otomatik birleştirilmiyor; ayrı bir listeye düşüp onayınıza sunuluyor. Verdiğiniz cevap kurala dönüşüyor ve aynı şey bir daha sorulmuyor. Yanlış birleştirilmiş bir kayıt, hiç birleşmemiş kayıttan daha zararlıdır çünkü fark edilmez.
04Kâr oranını her seferinde girmek zorunda mıyız?
Hayır. Varsayılan oran tanımlanabiliyor; istediğinizde o dosyaya özel değiştiriyorsunuz. Belirli listelere ayrı iskonto tanımlamak da mümkün.
05Fiyatı olmayan ya da eksik satırlar ne oluyor?
Çıktıya yazılmıyor, hata listesine düşüyor. Eksik bilgiyi tahmin etmiyoruz — dosyanızda olmayan bir veriyi üretemeyiz.
Ürün Listesi Dönüştürücü işinize uyar mı, birlikte bakalım.
Kısa bir görüşmede mevcut sisteminizi dinliyor, size uygun olup olmadığını açıkça söylüyoruz. Uymuyorsa da söylüyoruz.