Personel Takip Programı
Personel takibi çoğu işletmede hâlâ Excel dosyalarına ve WhatsApp mesajlarına dağılmış durumda. Ay sonu geldiğinde puantaj toplamak yarım gün sürüyor, izinlerin kaydı kimsede tam tutmuyor. Bu program o dağınıklığı tek ekrana indiriyor: kim ne zaman çalıştı, kim kaç gün izin kullandı, bu ay ne kadar mesai birikti — hepsi anlık.
- Çalışma şekli
- Online (web tabanlı)
- Kullanıcı
- Çok kullanıcılı
- Panel
- Takip Paneli modülü
- Cihaz
- Bilgisayar, tablet, telefon
- Kurulum
- Sunucu veya bulut
- Veri sahipliği
- Tamamen işletmeye ait
Bu program şu durumlarda devreye giriyor
- 01Ay sonu puantajın günler sürmesi
- 02İzin kayıtlarının kişiden kişiye farklı tutulması
- 03Fazla mesainin yazılı olmadığı için sonradan tartışma konusu olması
- 04Şubelerdeki personel durumunun merkezden görünmemesi
- 05Belge sürelerinin (rapor, sözleşme) gözden kaçması
Bu programı kimler kullanıyor
- Vardiyalı çalışan mağaza, üretim ve hizmet işletmeleri
- Birden fazla şubesi olup personel takibini merkezden yapmak isteyenler
- Puantaj ve bordro hazırlığında zaman kaybeden muhasebe birimleri
- İzin ve fazla mesai kayıtlarını yazılı hale getirmesi gereken işletmeler
Programın kapsamı
Aşağıdaki modüller standart kurulumda yer alır. İşletmenize özel modüller sonradan da eklenebilir.
- Vardiya planlama
- Haftalık ve aylık vardiya çizelgeleri hazırlanır, personele kendi ekranından gösterilir. Çakışan atamalar sistem tarafından engellenir.
- Giriş / çıkış kaydı
- Personel giriş-çıkışını kendi telefonundan veya ortak bir terminalden bildirir. Geç kalma ve erken çıkışlar otomatik işaretlenir.
- İzin yönetimi
- Yıllık, mazeret ve ücretsiz izin talepleri sistem üzerinden açılır, yönetici onayından geçer. Kalan izin günü her personel için otomatik hesaplanır.
- Puantaj
- Ay sonunda puantaj cetveli tek tuşla oluşur; devamsızlık, mesai ve izin günleri hesaba katılmış olarak Excel'e aktarılır.
- Fazla mesai takibi
- Normal mesai dışı çalışmalar ayrı hesaplanır, onay akışından geçer ve aylık toplam olarak raporlanır.
- Personel özlük dosyası
- Sözleşme, kimlik, sağlık raporu gibi belgeler personel kartına eklenir. Süresi dolan belgeler için önceden uyarı verilir.
- Raporlama
- Departman, şube ve dönem bazında devamsızlık, mesai ve izin raporları alınır; Excel ve PDF olarak dışa aktarılır.
- Yetki yönetimi
- Kim hangi şubeyi ve hangi ekranı görebilir, kim onay verebilir — rol bazlı olarak tanımlanır.
Neden bu programı yazdık
İşletmelerle çalışırken en sık duyduğumuz cümlelerden biri şuydu: “Ay sonu gelince puantajı toparlamak bir gün alıyor.” Aslında sorun puantajın kendisi değil, verinin dağınık olmasıydı. Vardiya çizelgesi bir Excel dosyasında, izinler bir defterde, mesailer şube müdürünün telefonundaydı.
Bu programın çözdüğü esas mesele şu: aynı bilgi iki farklı yerde tutulmasın. Personel giriş yaptığında kayıt oluşur; izin talebi onaylandığında çizelge kendini günceller; ay sonunda puantaj bu kayıtlardan hesaplanır. Kimse tekrar veri girmez.
Nasıl çalışıyor
Sistem web tabanlı çalışır, yani ayrı bir program kurmanız gerekmez. Tarayıcıdan girilir; bilgisayardan da telefondan da aynı şekilde kullanılır.
Yöneticiler kendi yetkileri kapsamındaki şubeyi ve personeli görür. Merkez yönetim ise tüm şubeleri tek ekranda izleyebilir. Bu ayrım rol tanımlarıyla yapılır; şube müdürü başka şubenin verisine erişemez.
İşletmeye özel eklemeler
Programın standart hali çoğu işletmenin ihtiyacını karşılıyor. Bununla birlikte prim hesabı, servis güzergâhı takibi, yemek kartı entegrasyonu gibi işletmeye özel ihtiyaçlar için ek modüller geliştiriyoruz. Bu tür talepler kurulum sonrasında da eklenebilir.
01Personel giriş-çıkışını nasıl bildiriyor?
İki yöntem de kullanılabilir. Personel kendi telefonundan giriş yapabilir ya da işyerinde ortak bir tablet/bilgisayar üzerinden kayıt açılır. İşletmenin çalışma düzenine göre hangisi uygunsa o kurulur.
02Mevcut bordro programımızla çalışır mı?
Puantaj çıktısı Excel formatında alınabildiği için çoğu bordro programına elle aktarılabilir. Kullandığınız programın veri alma yapısı uygunsa doğrudan entegrasyon da yapılabilir; bunu görüşme sırasında birlikte değerlendiriyoruz.
03Kaç personele kadar kullanılabilir?
Sistem personel sayısına göre sınırlandırılmamıştır. Halihazırda birkaç kişilik işletmelerden yüzlerce personelli yapılara kadar farklı ölçeklerde kullanılıyor.
04Verilerimiz nerede tutuluyor?
Tercihe bağlı. Kendi sunucunuzda barındırabilir ya da bizim sağladığımız bulut ortamında tutabilirsiniz. Her iki durumda da veriler işletmeye aittir ve talep halinde tamamı dışa aktarılır.
05Kurulum ne kadar sürüyor?
Standart kurulum ve personel tanımlarının aktarılması genelde birkaç gün sürüyor. İşletmeye özel eklemeler istenirse süre kapsamına göre belirlenir.
06Diğer takip programlarınızla birlikte çalışıyor mu?
Evet. Personel takip, tahsilat takip, ödeme takip ve mağaza takip aynı panelin modülleri olarak çalışır; aynı kullanıcı hesabı ve aynı yetki yapısı geçerlidir. Modüller ayrı ayrı da kurulabilir, sonradan da eklenebilir.
Personel Takip Programı işinize uyar mı, birlikte bakalım.
Kısa bir görüşmede mevcut sisteminizi dinliyor, size uygun olup olmadığını açıkça söylüyoruz. Uymuyorsa da söylüyoruz.