Excel Birleştirme ve Veri Dönüştürme
Çoğu işletmede veri yok değildir; dağınıktır. Muhasebe bir liste tutar, satış başka bir liste, depo üçüncüsünü. Üçünde de aynı firma vardır ama üç farklı yazılışla. Bu dosyalar tek başına doğru, bir araya geldiğinde kullanışsızdır. Yaptığımız iş, bu dosyaları birleştirip tek bir doğru tabloya çevirmek ve bunu her ay tekrarlanabilir hale getirmek.
Bu hizmet neleri içeriyor
- 01Mevcut dosyaların incelenmesi ve hangi verinin nerede tutulduğunun çıkarılması
- 02Farklı sütun adlarının, tarih ve sayı biçimlerinin ortak bir yapıya çevrilmesi
- 03Aynı firma veya ürünün farklı yazılışlarının eşleştirilmesi
- 04Tekrar eden ve çelişen kayıtların ayıklanması
- 05İstenen çıktı biçiminde birleşik tablo veya rapor üretilmesi
- 06Muhasebe programının istediği içe aktarma şablonuna çevrilmesi
- 07KDV oranı ve fiyat tutarlılığının denetlenmesi
- 08Kâr oranı ve liste bazlı iskonto ile satış fiyatının otomatik hesaplanması
- 09İşlemin her ay tek tuşla tekrarlanabilmesi için dönüştürücü kurulması
- 10Temizlenen verinin kalıcı bir sisteme taşınması (isteğe bağlı)
Adım adım nasıl ilerliyoruz
- 012–4 gün
Dosyaların incelenmesi
Elinizdeki dosyaları olduğu gibi alıyoruz. Hangi sütun ne anlama geliyor, hangi kayıt nerede tekrarlıyor, hangi alan güvenilir — bunu çıkarıyoruz.
- 023–5 gün
Eşleştirme kurallarının belirlenmesi
Aynı firmanın farklı yazılışları, birim farkları ve tarih biçimleri için kurallar yazılır. Belirsiz kalan kayıtlar size sorulur, tahmin edilmez.
- 031–2 hafta
Dönüştürücünün geliştirilmesi
Dosyaları alıp birleşik tabloyu üreten araç yazılır. Aynı işlem her ay tekrar edileceği için tek seferlik temizlik değil, kalıcı bir dönüştürücü kurulur.
- 043–5 gün
Doğrulama ve teslim
Çıkan tablo bildiğiniz birkaç rakamla karşılaştırılır. Tutmayan kalem varsa nedeni gösterilir. Kullanımı anlatılır ve teslim edilir.
Sorun dosyalarda değil, aralarında
Bir işletmede Excel dosyaları genellikle tek tek doğrudur. Muhasebeci kendi listesini bilir, satışçı kendi listesini. Sorun, bu üç dosyayı yan yana koyup “bu firmadan toplam ne alacağız” diye sorduğunuzda başlar.
Çünkü dosyalar birbirinden habersiz büyümüştür:
- Sütun adları farklıdır — birinde
MÜŞTERİ ADI, diğerindeFirma, üçüncüsündeCari Unvan - Tarih biçimleri farklıdır —
12.03.2026,2026-03-12,12 Mart 2026 - Aynı firma farklı yazılmıştır —
ABC Ltd. Şti.,ABC LTD ŞTI,abc ltd - Sayılar farklı ayraçla girilmiştir —
1.250,00ve1250.00 - Bazı satırlar iki dosyada birden vardır, bazıları hiçbirinde
Bu maddelerin hiçbiri tek başına ciddi değildir. Hepsi bir aradayken tabloyu
birleştirmek imkânsız hale gelir. İnsan gözü ABC Ltd. Şti. ile abc ltdnin
aynı firma olduğunu anlar; formül anlamaz.
Örnek: üç dosyadan tek tabloya
Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteri işi değil, ne yaptığımızı somutlaştırmak için hazırlanmış bir senaryodur.
Bir toptancı üç ayrı dosya tutuyor.
Dosya 1 — muhasebeden gelen cari listesi
| MÜŞTERİ ADI | BAKİYE |
|---|---|
| ABC Ltd. Şti. | 45.200,00 |
| Demir Gıda | 12.750,00 |
Dosya 2 — satış ekibinin sipariş listesi
| Firma | Tutar | Tarih |
|---|---|---|
| abc ltd | 8500.00 | 2026-03-12 |
| DEMİR GIDA SAN. | 3200.00 | 2026-03-14 |
Dosya 3 — depodan gelen sevkiyat listesi
| Cari Unvan | Sevk Tarihi | Durum |
|---|---|---|
| ABC LTD ŞTI | 14 Mart 2026 | Teslim edildi |
| Demir Gıda | 16 Mart 2026 | Yolda |
Üç dosyada iki firma var ama altı farklı yazılış. Birleştirilmiş çıktı şuna benziyor:
| Firma | Bakiye | Bekleyen sipariş | Son sevkiyat | Durum |
|---|---|---|---|---|
| ABC Ltd. Şti. | 45.200,00 | 8.500,00 | 14.03.2026 | Teslim edildi |
| Demir Gıda | 12.750,00 | 3.200,00 | 16.03.2026 | Yolda |
Asıl iş bu tabloyu bir kez üretmek değil. Asıl iş, önümüzdeki ay yeni dosyalar geldiğinde aynı tablonun tek tuşla yeniden üretilebilmesi. Bu yüzden elle temizlik yapmıyoruz; dosyaları alıp çıktıyı üreten bir dönüştürücü kuruyoruz ve o dönüştürücü sizde kalıyor.
Belirsizliği tahmin etmiyoruz
Eşleştirmenin kritik tarafı şu: ABC Ltd. ile ABC İnşaat Ltd. benzer
görünür ama farklı firmalar olabilir. Böyle bir durumda kendi kararımızı verip
birleştirmiyoruz.
Emin olunamayan kayıtlar ayrı bir listeye düşer ve size sorulur. Verdiğiniz cevap kurala dönüşür, aynı şey bir daha sorulmaz. Yanlış birleştirilmiş bir kayıt, hiç birleşmemiş kayıttan daha zararlıdır — çünkü fark edilmez.
Sık gelen hâli: tedarikçi ürün listeleri
Bu hizmetin en çok istenen biçimi, tedarikçilerden gelen ürün listelerinin muhasebe programına yüklenebilir hale getirilmesi. Her tedarikçi listesini kendi düzeninde gönderir; program ise katı bir şablon ister. Aradaki çeviriyi elle yapmak dosya başına yarım saati bulur.
Bu işin nasıl çözüldüğünü ayrı bir sayfada anlattık: Tedarikçi ürün listelerini muhasebe programına hazırlayan dönüştürücü.
Bu hizmet ne değildir
- Sihirli bir düğme değildir. Dosyalarınızda olmayan bir bilgiyi üretemeyiz. Sevk tarihi hiçbir yerde tutulmuyorsa çıktıda da olmaz.
- Tek seferlik temizlik değildir. Öyle isterseniz yapılır ama önerimiz bu değildir; üç ay sonra aynı noktaya dönersiniz.
- Excel’i yasaklamak değildir. Excel giriş aracı olarak kalabilir; düzelttiğimiz şey dosyaların birbiriyle konuşamaması.
Sonrasında ne oluyor
Veri bir kez tutarlı hale geldiğinde iki yol açılır.
Birincisi raporlama: artık güvenilir bir tablo olduğu için “hangi müşteri geciktiriyor”, “hangi ürün grubunda kâr düşüyor” gibi sorular cevaplanabilir hale gelir.
İkincisi kalıcı sisteme geçiş. Aynı veriyi her ay birleştirmek yerine, o veriyi baştan doğru tutan bir programa taşımak. Bu ikinci adım zorunlu değildir; inceleme sonunda gerçekten gerekip gerekmediğini açıkça söyleriz.
Bu hizmet kapsamında kurulan programlar
Tahsilat Takip Programı
Kimden ne kadar alacağınız, hangi çekin ne zaman geleceği ve kimin geciktiği tek ekranda.
- Çalışma şekli
- Online (web tabanlı)
- Kullanıcı
- Çok kullanıcılı
Ödeme Takip Paneli
Ödemeler, krediler ve çek portföyü tek panelde; hangi hafta nakit sıkışacağını önceden gösterir.
- Çalışma şekli
- Online (web tabanlı)
- Kullanıcı
- Çok kullanıcılı, rol bazlı
01Dosyalarımız çok dağınık, yine de olur mu?
Genellikle olur; zaten dağınık olduğu için bize geliyorsunuz. Önce dosyaları inceleyip ne kadarının otomatik birleştirilebileceğini söylüyoruz. Bir kısmı elle karar gerektiriyorsa bunu baştan yazılı olarak belirtiyoruz.
02Aynı firmanın farklı yazılışlarını nasıl eşleştiriyorsunuz?
Yazım farklarını, kısaltmaları ve noktalama değişikliklerini yakalayan kurallarla. Emin olunamayan eşleşmeler otomatik birleştirilmez; ayrı bir listeye düşer ve onayınıza sunulur. Yanlış birleştirilmiş bir kayıt, birleşmemiş kayıttan daha zararlıdır.
03Her ay tekrar mı ödeyeceğiz?
Hayır. Kurulan dönüştürücü sizde kalır; sonraki aylarda yeni dosyaları verip aynı çıktıyı kendiniz alırsınız. Dosya yapısı değişirse güncelleme gerekir.
04Verilerimizi görüyor musunuz?
Çalışma sırasında evet, çünkü dosyaları incelemeden kural yazılamaz. İsterseniz gerçek veri yerine sizin hazırladığınız örnek dosyalarla da çalışabiliriz. Sözleşmeye gizlilik maddesi ekleniyor ve iş bitince elimizdeki kopyalar siliniyor.
05Sonunda yine Excel mi kullanacağız?
İsterseniz evet — çıktıyı Excel olarak da veriyoruz. Ama dosya sayısı artıyor ve aynı işi her ay tekrarlıyorsanız veriyi kalıcı bir sisteme taşımak daha doğru olur. Hangisinin size uyduğunu inceleme sonunda söylüyoruz.
06Muhasebe programımıza doğrudan yükleyebilir miyiz?
Evet, en sık yaptığımız iş bu. Programınızın istediği içe aktarma şablonunu çıktı biçimi olarak tanımlıyoruz; dönüştürücü doğrudan o şablonu üretiyor. Çıktı şablonu değiştirilebilir olduğu için farklı muhasebe programlarına da uyarlanabiliyor.
07Satış fiyatlarını da hesaplatabilir miyiz?
Evet. Alış fiyatı üzerine uygulanacak kâr oranını siz giriyorsunuz, belirli listelere iskonto tanımlanabiliyor ve satış fiyatları çıktıda hazır geliyor. Böylece fiyatlandırma ayrı bir adım olmaktan çıkıyor.
08Ne kadar sürer?
Dosya sayısına ve dağınıklığın derecesine bağlı. Üç beş dosyalık tipik bir iş 3–4 haftada teslim edilir. İnceleme sonunda net bir takvim veriyoruz.
Bu çözüm sizin işinize uyar mı, birlikte bakalım.
Kısa bir görüşmede mevcut sisteminizi dinliyor, size uygun olup olmadığını açıkça söylüyoruz. Uymuyorsa da söylüyoruz.